Fiecare relocare corporativă este unică, dar abordarea noastră urmează un proces structurat care s-a dovedit eficient în coordonarea mutărilor complexe. Acest proces asigură că toate aspectele relocării sunt planificate, coordonate și executate cu atenție la detalii, minimizând riscurile și întreruperile operaționale.
Evaluare Inițială și Descoperire
Prima etapă este dedicată înțelegerii profunde a nevoilor, contextului și constrângerilor relocării. Efectuăm o analiză comprehensivă a situației actuale și a obiectivelor pentru noul sediu.
Activități Principale:
- Întâlnire inițială de descoperire cu stakeholderii cheie pentru înțelegerea contextului businessului, motivațiilor relocării și așteptărilor
- Audit al spațiului actual pentru evaluarea volumului de echipamente, mobilier, documentare și infrastructură IT care trebuie relocate
- Evaluarea noului sediu pentru înțelegerea layout-ului, infrastructurii existente și a pregătirilor necesare
- Identificarea funcțiilor critice care nu pot fi întrerupte și a dependențelor operaționale
- Analiza riscurilor inițiale și identificarea potențialelor provocări
- Stabilirea obiectivelor clare pentru relocare, incluzând timeline-uri și bugete
Planificare Strategică și Dezvoltare Plan
Bazându-ne pe informațiile din evaluarea inițială, dezvoltăm un plan detaliat de relocare care acoperă toate aspectele procesului. Această etapă este fundamentală pentru succesul relocării.
Activități Principale:
- Dezvoltarea planului master de relocare cu toate fazele, activitățile și dependențele mapate clar
- Crearea timeline-ului detaliat cu milestone-uri și date critice pentru fiecare activitate
- Planificarea tranziției IT în colaborare cu departamentul tehnic, incluzând strategii de minimizare a downtime-ului
- Dezvoltarea strategiei logistice pentru ambalare, transport și instalare
- Identificarea și evaluarea furnizorilor necesari pentru diferite aspecte ale relocării
- Crearea registrului de riscuri cu măsuri de mitigare și planuri de contingență
- Stabilirea structurii de guvernanță și a proceselor de comunicare și escaladare
- Definirea criteriilor de succes și a KPI-urilor pentru monitorizare
Pregătire și Coordonare Furnizori
Cu planul aprobat, trecem la mobilizarea resurselor și pregătirea tuturor părților implicate pentru execuție. Această fază asigură că toată lumea înțelege rolul său și este pregătită pentru relocare.
Activități Principale:
- Contractarea furnizorilor selectați și finalizarea acordurilor de nivel de serviciu
- Briefing detaliat al tuturor furnizorilor pentru alinierea la planul general și la așteptări
- Pregătirea noului sediu prin coordonarea lucrărilor de infrastructură, instalații și amenajări necesare
- Organizarea comunicării interne cu angajații despre procesul de relocare și impactul asupra lor
- Pregătirea materialelor și echipamentelor necesare pentru ambalare și protecție
- Finalizarea detaliilor logistice pentru ziua mutării: acces, parcare, lifturi, rute de transport
- Testarea sistemelor în noul sediu pentru asigurarea că infrastructura este funcțională
- Verificarea finală a planului și ajustări de ultimă oră dacă sunt necesare
Execuție și Monitorizare în Timp Real
Faza de execuție este momentul în care planul devine realitate. Echipa noastră coordonează și monitorizează în timp real toate activitățile, asigurând că relocarea se desfășoară conform planului și intervenind rapid când apar probleme.
Activități Principale:
- Coordonarea activităților de ambalare și pregătire a bunurilor pentru transport
- Supravegherea încărcării și transportului echipamentelor, mobilierului și documentelor
- Coordonarea deconectării și relocării infrastructurii IT conform planului tehnic
- Monitorizarea în timp real a progresului față de timeline și intervenție promptă la deviații
- Gestionarea comunicării între toate echipele și furnizorii implicați
- Rezolvarea problemelor care apar pe parcursul execuției, folosind planurile de contingență când este necesar
- Coordonarea descărcării și instalării în noul sediu conform planului de layout
- Supravegherea reconectării și testării sistemelor IT și a infrastructurii
- Raportare regulată către management asupra progresului și a oricăror probleme semnificative
Finalizare, Verificare și Raportare
Ultima etapă asigură că relocarea este complet finalizată, toate sistemele funcționează corect și că procesul este documentat pentru referință viitoare. Nu considerăm proiectul finalizat până când totul este verificat și acceptat.
Activități Principale:
- Verificarea completării tuturor activităților din planul de relocare
- Testarea funcționalității tuturor sistemelor IT, rețelelor și telecomunicațiilor
- Inspecția finală a instalării mobilierului și echipamentelor
- Coordonarea eliminării materialelor de ambalare și a bunurilor nedorite
- Verificarea funcționării tuturor utilităților și serviciilor în noul sediu
- Colectarea feedback-ului de la stakeholderi despre procesul de relocare
- Rezolvarea problemelor minore identificate după mutare
- Finalizarea contractelor cu furnizorii și închiderea aspectelor administrative
- Documentarea procesului și a lecțiilor învățate
- Raportul final către management cu evaluarea succesului relocării și recomandări